Этикет пример: 101 правило современного этикета

Содержание

Пиши пропало. 10 правил этикета для переписки в 2021 году — Секрет фирмы

6. Оставьте правильную подпись в конце

В самом конце письма обязательно должна быть подпись, содержащая информацию о том, кто вы, и ваши контактные данные (включая ссылку на сайт вашей компании). Идеальная в данном случае подпись — короткая (4-5 строк вполне достаточно) и информативная.

Структура такая:

  • Формула вежливости: «Спасибо», «Хорошего дня».
  • ФИО автора письма.
  • Должность и место работы.
  • Электронный адрес и номер телефона.

Если вы проигнорируете этот пункт, письмо как минимум выйдет оборванным.

  1. Правильно напомните о себе

Бывает, что письма остаются без ответа. В этом случае, согласно этикету, можно напомнить человеку об ответе три раза: за день до окончания обозначенного срока для ответа, на следующий день после окончания и через неделю. Далее рекомендуем позвонить, уточнить причину молчания. Если ответа также не будет, попробуйте просто дождаться ответа или решить вопрос другим способом.

Про напоминания есть два золотых правила:

  • Не писать письмом ничего срочного. Считаем, что если написано письмо, то задача в нём смело подождёт 1-2 дня. Если нужен срочный ответ, то лучше позвонить. О звонке сначала предупреждаем в мессенджере.
  • Если человек не отвечает, не стоит писать ему на следующий день «Пишу вам повторно» или упрекать «Я вам уже писал, а вы не ответили». Можно вежливо уточнить, не затерялось ли письмо и получил ли его адресат.

Важно. Если человеку отправили документ на согласование два дня назад, не стоит заставлять его искать это письмо. Лучше приложите этот файл снова, чтобы не доставлять человеку неудобства.

8. Отвечайте оперативно

Один-два дня — крайний срок. Телефонный звонок — это тоже ответ, тем более если переписка заходит в тупик и коллега или партнёр начинает неверно трактовать то, что вы написали: звонок поможет исправить ситуацию.

9. Контролируйте, кому вы отвечаете

​​Отвечая на электронные письма, спросите себя, нужно ли отправлять информацию всем участникам цепочки или вы можете выделить избранных, которым она понадобится.

Поверьте, люди будут счастливы, что вы избавили их от лишней информации. При необходимости вы всегда можете воспользоваться функцией BCC (скрытая копия).

10. Используйте автоматические ответы во время отпуска

Если вы планируете отправиться в путешествие и не сможете ответить на письмо в течение нескольких часов, обязательно установите автоматический ответ с альтернативным вариантом связи. Помните, что ваши электронные письма — это отражение вас самих.

В зависимости от культуры вашей компании или потенциальной аудитории, вы можете составить профессиональное сообщение или использовать забавный, творческий подход. Как правило, сообщения вне офиса относятся к следующим категориям: деловое или смешное.

Пример делового сообщения:

«Здравствуйте,

Спасибо за ваше письмо. К сожалению, меня не будет в офисе до 3 января 2022 года. Пожалуйста, направляйте все срочные сообщения руководителю проекта Пете Иванову по адресу [email protected] Я ценю ваше терпение и постараюсь ответить на ваше письмо не позднее 10 января 2022 года.

Спасибо,

Катя Шпет»

Пример смешного сообщения:

Дизайнер из Лос-Анджелеса Пол Вудс, автор книги «Как прекрасно выполнять свою работу, не будучи при этом засранцем» (How to Do Great Work Without Being An Asshole), предлагает свой вариант автоматического ответа:

«Уважаемый автор письма,

Как вы уже знаете, я в отпуске. Тем не менее вы, судя по всему, вопиющим образом игнорировали многочисленные имейлы, разговоры с глазу на глаз и месседжи, в которых я на протяжении прошлой недели сообщал об этом. Поэтому ниже вы найдёте подробный перечень того, что я не собираюсь делать, пока не вернусь…»

«Мир и так слишком серьёзен — людям нужна определенная доля легкомыслия, часто им это даже нравится», — говорит Вудс.

Коллаж: «Секрет фирмы», pngwing.com, www.freepik.com, Pexels, Pexels License

Лингвист о правилах современного ковидного этикета — Реальное время

Казанский филолог — о новых нормах поведения, которые диктует ковид

Фото: Василий Иванов

Каковы новые речевые правила современного ковидного этикета, как сформулировать просьбу надеть маску или соблюсти дистанцию, чтобы вам не отказали, как успешно выстроить деловую коммуникацию, а с чего ее ни в коем случае нельзя начинать, рассуждает в очередной авторской колонке для «Реального времени» писатель и филолог из Казани Татьяна Шахматова, в настоящее время проживающая в Белоруссии. Эксперт разъясняет, почему жанр легкой беседы так мощно стартовал в эпоху Zoom, и дает советы, как не остаться за бортом переговоров, не владея навыками small talk.

О новых пандемийных правилах этикета

Недавно я участвовала в саммите Global Protocol Summit (Москва, 12—13 июля), посвященном вопросам этикета, протокола делового и личного общения, где многие спикеры, в том числе и я сама, пытались осмыслить изменения в этикете и наших кодах групповой идентичности в эпоху изоляции, пандемии и наступления новой этики. Наше время, кстати, называют «эпохой новой нормальности». Сомнительная нормальность, но, как бы то ни было, мы уже второй год живем в ситуации пандемии и стали действительно менять свои нормы поведения. Сформировались некоторые новые привычки. Все это касается не только нашего физического бытования, но и того, как мы говорим, как относимся друг к другу.

Есть определенные изменения, которые лежат на поверхности. А есть моменты, которые просвечивают исподволь. Как лингвист я смотрю на то, как трансформируются этикетные жанры, их еще называют фатической коммуникацией (здесь речевые высказывания, которые направлены на установление контакта с собеседником и не несут в себе смысловой нагрузки — прим. ред.).

Фатика — это такая речь, которая перед началом любого общения сигнализирует о принятии собеседника в круг своих. Мы правильно друг друга поприветствовали, пошутили, разрядили обстановку, сделали друг другу комплименты, нащупали общие темы, которые можно обсудить. И вот уже мостик перекинут, можно приступить к обсуждению сути дела. Именно эта, казалось бы, базовая, всем понятная коммуникация сейчас подвергается наиболее заметным трансформациям.

Вот самый простой пример — приветствие. Рукопожатие уже неактуально. Что же на замену? В интернете гуляют пандемийные этикетные своды правил, где в картинках показано, что вместо рукопожатия нужно кивнуть и приложить руку к области сердца. А вот возникшие в начале пандемии приветствия ногами или локтями в этикете не прижились и не рекомендуются для делового общения, если только для близкого дружеского.

Кто должен оплачивать ПЦР-тест на первом свидании?

Еще один забавный вопрос, гуляющий в Сети, касается того, кто должен оплачивать ПЦР-тест на первом свидании. Мне было удивительно, но в российском речевом контексте большинство — порядка 70—80 процентов — голосуют за то, что это должен делать мужчина. Лично я категорически с этим не согласна. С моей точки зрения это похоже на просьбу: «Давай, чтобы я пришла на свидание, ты мне еще платье и туфли купишь». Даже Золушка, когда отправилась на бал, одевалась и карету снаряжала сама при помощи тетушки-феи, этим не принц занимался.

Так что просьба оплатить ПЦР-тест перед свиданием выглядит как вымогательство. ПЦР-тест — это наша ответственность перед нашим окружением. И для меня лично довольно странно перекладывать эту ответственность на кого-то другого.

Как бы то ни было, мы уже второй год живем в ситуации пандемии и стали действительно менять свои нормы поведения

Как результативно попросить соблюдать дистанцию и надеть маску

Просьба — это речевой жанр, который в пандемию словно заново родился в русском речевом этикете. Узнаваемая сцена «В лифте». Нередко люди не хотят ждать следующего лифта и заталкиваются в него вместе с вами, утрамбовываются поплотнее. Причем и в России, и в Белоруссии, где я сейчас провожу много времени, ситуация идентична. На мои вербальные просьбы соблюдать дистанцию, поехать на следующем лифте, я обычно получаю недоумевающие и возмущенные взгляды или грубость: «Сама жди следующий». Обычно я, увы, сдаюсь и просто выхожу из лифта. А если мне надо срочно ехать, начинаю хулиганить — кашлять через маску. Но это плохой совет. Зато это хороший повод задуматься над тем, как именно надо просить и сообщать о том, что вам некомфортно.

Вообще россияне — это нация-парадокс в смысле умения просить. С одной стороны, просить мы не любим, а с другой, мы не умеем адекватно на просьбы реагировать. Не зря же сейчас так популярны тренинги вроде «скажи НЕТ».

Пример с лифтом, может быть, не самый удачный, потому что часто связан со спешкой, а спешащий человек склонен к риску. Но вот другой пример — с масками. По правилам современного ковидного этикета маска — это обязательный аксессуар. К сожалению, часто приходится просить, чтобы эту маску надели. Думаю, многие со мной согласятся, это не самое приятное занятие, как минимум, неловкое. Все дело в том, что просьба — это довольно опасное высказывание по этикетно-этическим соображениям. Просить всегда непросто. На Руси для серьезных просьб (когда человек шел свататься, например, или занимать большую сумму денег) было даже специальное пожелание: «Легких дверей тебе». Для просьбы и правда нужно преодолеть психологический порог: как в себе самом, так и со стороны адресата просьбы. Во-первых, всегда есть риск отказа. Во-вторых, когда мы кого-то о чем-то просим, мы серьезно вторгаемся в личную зону нашего собеседника из-за того, что в российской речевой культуре очень силен кооперативный принцип общения. Он заключается в том, что мы стараемся делать максимально комфортно нашему собеседнику, если его просьба напрямую не угрожает нашим интересам. То есть, даже если надо немножко подвинуться в своей личной зоне, мы предпочитаем подвинуться, нежели возражать. Такие уж мы коллективисты. В этом смысле нам ближе китайцы, чем англосаксы. У китайцев в принципе не принято отказывать в просьбе, если эта просьба правильно сформулирована. Носители русской культуры, конечно, отказывают, но делают это через некоторое внутреннее напряжение.

Во время пандемии из опасений за собственную жизнь люди вынуждены преодолевать барьер необходимости высказывать просьбу чаще, и то напряжение, которое возникает, выливается в самые разные формы, в том числе и в защитную реакцию грубости, как в той истории с лифтом.

Какие тут могут быть рекомендации по формулированию просьбы, чтобы на нее ответили положительно с большей долей вероятности? Давайте от обратного примера пойдем. Недавно я была свидетелем сцены в казанском автобусе. Кондуктор, видимо, уже устав за целый день от жары, спустила маску и ходила по салону без нее. Один из пассажиров отказался платить до тех пор, пока она не наденет маску. Высказался он так: «Сначала маску наденьте, потом уже к людям подходите». Маска и немножко нервно, перефразируя Маяковского. Кондуктор маску надевать отказалась наотрез, завязалась словесная перепалка, в результате которой кондуктор отошла ни с чем. Идя по салону, кондуктор причитала и взывала к общественному мнению, удивлялась, кто же с таким трудным человеком живет, в лицах и красках жалела жену несговорчивого пассажира, что тоже не вносило в диалог умиротворения. Пассажир с места подначивал: «Срочно наденьте маску!» Мнения в автобусе разделились: одна часть была за кондуктора, вторая — за пассажира. Как мне показалось, деление было примерно в равном соотношении. Победил в итоге пассажир. Кондуктор была вынуждена надеть маску, подойти и принять оплату. Но к этому моменту оба успели наговорить друг другу самых отъявленных «нежностей».

Просьба — это довольно опасное высказывание по этикетно-этическим соображениям. Просить всегда непросто. Для просьбы нужно преодолеть психологический порог: как в себе самом, так и со стороны адресата просьбы

Ситуация очень типичная. Просьба пассажира о маске вполне адекватна и законна, но высказал он ее в жесткой императивной форме и прозвучала она скорее как требование или даже приказ. А требования, если они исходят не из официальных источников или не объявляются по системе громкой связи, вызывают у собеседника законное внутреннее сопротивление. Одно дело, когда мы слышим в торговом центре «Срочно покиньте помещение, возникло задымление», другое — «Срочно маску наденьте!»

На самом деле этому случаю есть даже грамматическое объяснение. Так исторически и культурологически сложилось, что для просьбы по-русски достаточно императива и интонации: «подойдите», «оставьте дверь закрытой», «откройте окно». Плюс слово «пожалуйста» (и то не всегда). Однако, когда речь идет о вторжении в зону личного пространства (все-таки маска и соблюдение дистанции — это достаточно личные вещи), этого становится недостаточно.

По моим наблюдениям, более успешны люди, которые умеют смягчать просьбу и выражать ее косвенными способами. Например, через отрицание, сослагательное наклонение и инфинитив: «Не могли бы вы надеть маску?» Или так: «Будьте любезны, наденьте, пожалуйста, маску». Если произнесено искренне, без издевки и иронии, то обычно все в порядке, несмотря на устаревшую форму.

Слово «пожалуйста» в русском языке — одна из сильных стратегий сближения. Не зря нас с детства учат, что слово это волшебное. Русское «пожалуйста» по степени воздействия на собеседника сильнее, чем, например, слово please в английском языке. Так что лишним оно не будет. Лучше работают просьбы, высказанные не только искренне, но и дополнительно аргументированные. Это создает у собеседника ощущение серьезности просьбы: «Не могли бы вы надеть маску: я опасаюсь ковида?» / «Не могли бы вы соблюдать дистанцию? Это создает ощущение безопасности для всех нас».

Также заметила огромное количество уменьшительно-ласкательных суффиксов в просьбах. Это тоже наш способ «освоить», «одомашнить» собеседника и пространство вокруг себя. Если мы хотим кого-то в чем-то убедить или уговорить, мы называем его не Сашей, а Сашенькой, не Машей, а Машулей. Поэтому сплошь и рядом звучат просьбы «масочку надеть», «ручки санитайзером обработать» и т.д. Но это все же больше касается стратегий сближения в разговорной речи, в деловом общении «маленьких» суффиксов лучше избегать.

Как эффективно завязать деловое общение?

Почему нам трудно общаться с незнакомцами «просто так»? Этим вопросом мы задались с Айнуром Зиннатуллиным, казанским тележурналистом, успешным бизнес-тренером и спикером TED еще до начала пандемии. Но уже тогда было ясно, что small talk (непринужденный разговор на отвлеченные темы), хотя и не является исконным для российского этикета, будет развиваться, потому что на него существует огромный запрос в бизнесе и деловой среде. В нашей совместной книге «Искусство очаровывать незнакомцев» мы обобщили примеры тем и приемов, как устанавливать контакт, не переходя личные границы собеседника, и вписали эти примеры в код нашей русской ментальности. Показали, чем должен отличаться small talk по-русски от «высокородного» английского small talk, чтобы быть эффективным инструментом коммуникации в русскоговорящей среде.

Есть, конечно, люди, от природы наделенные чувством такта, умеющие разговорить любого собеседника. Но большинство из нас на необходимость наладить контакт с совершенно незнакомым человеком реагируют с внутренним страхом

На Глобальном саммите по протоколу в Москве я рассказывала, как small talk удивительным образом стартанул благодаря пандемии. В российском речевом этикете small talk долгое время не существовал. В XIX веке структуру small talk мы заимствовали у высших слоев французского и английского общества, но в советском периоде истории этот жанр опять оказался не у дел — вроде бы все равны, какие там светские беседы и налаживание контактов?

Small talk достаточно плохо приживается как раз в силу коллективизма нашей культуры, помноженной на патернализм. Это когда по горизонтали между друзьями, знакомыми, близкими контактами дистанция минимальна, а дистанция по вертикали между старшими и младшими, начальством и подчиненными как раз очень существенна. Получается, что с этой легкой беседой для налаживания контакта совершенно непонятно, когда и с кем ее вести. Со своими, кто по горизонтали, не очень то и нужно, сразу можно переходить на более личные темы. А по вертикали с начальством, более старшими не очень уместно. Именно поэтому мы смеемся над английским разговором о погоде или китайским разговором о еде — пустые беседы.

У нас фактически этих структур нет, и нам приходится, в отличие от тех же англичан, их выдумывать. Казалось бы, если в речи чего-то нет, то, может быть, оно и не нужно? Оказалось, что нужно. Это связано с тем, что с развитием делового этикета, искусства ведения переговоров нам понадобился тип беседы, который еще пока не вламывается в личные границы твоего собеседника, но уже представляет партнеров по диалогу как интересных людей и собеседников.

Обычно такие беседы мы ведем кто во что горазд. Есть, конечно, люди, от природы наделенные чувством такта, умеющие разговорить любого собеседника. Но большинство из нас на необходимость наладить контакт с совершенно незнакомым человеком реагируют с внутренним страхом. Я сама все это проходила: не раз и не два стояла на какой-нибудь важной конференции в сторонке, попивала кофе с печенькой вместо того, чтобы завязывать контакты. Можно сказать, свою легкость я в свое время выстрадала. И вот однажды, когда я проводила встречу с читателями в Казани, ко мне подошел Айнур, и мы поняли, что думаем в одном направлении, но он как практик, а я как теоретик, и решили объединить усилия. Так что наша книга родилась из типичного small talk по-русски. Дистанция — преодоление дистанции — сближение — совместный проект.

Какие темы ведут к сближению?

Смысл small talk состоит в том, что этот жанр универсален и применим в любой области деятельности. В этом и его смысл. Англичане гении в этом. Когда я жила в маленьком городке в Англии, у меня было ощущение, что здесь все друг друга знают. Я заходила в магазин и наблюдала оживленные разговоры о домашних питомцах, погоде, о новостях. Но потом я обратила внимание, что и со мной заговаривают на те же темы. Из незнакомки мои соседи-англичане очень быстро превратили меня в человека, который живет по соседству. Не особенно приближая, но и не изолируя.

Когда мы начали искать такие сближающие темы для России, то поняли, что для успешного small talk сближающими темами являются немного иные, чем у англичан, вещи. Погода не подходит, зато, например, событие, на котором вы присутствуете с кем-то совместно, общая локация — хорошая тема для начала разговора. Всегда можно поинтересоваться, понравился ли собеседнику предыдущий доклад, полезно ли, интересно ли присутствовать на мероприятии.

Также работает вопрос о мнении человека по какому-либо вопросу. Попросить совета — для российской культуры это одна из лучших сближающих тем. Не зря нас прозвали страной советов. Давать советы мы любим.

Например: «Какие у вас красивые очки, а не посоветуете, где вам так удачно подобрали оправу?» И совет, и комплимент в одной фразе. Хорошо сближают вопросы о работе: «Чем вы занимаетесь?» / «Что продает ваша фирма?» Предмет в руках придет на выручку, если совсем не о чем заговорить. Часто человек выступает, держа в руках телефон, планшет, ручку. Можно сказать комплимент этому предмету, заинтересоваться фирмой-производителем — все это устанавливает диалог. Комплименты: моему соавтору Айнуру часто делают комплименты по поводу его необычных перстней, каждый из которых что-то означает. Можно даже специально надеть на себя особенно яркую деталь, чтобы собеседнику было легче завязать разговор, а вам дать пояснения, что символизирует эта брошь или почему у вас покемон на брелоке от ключей зажигания.

Смысл small talk состоит в том, что этот жанр универсален и применим в любой области деятельности

Политика, зарплата, вламывание в зону privacy — табу

«Как будто железом по стеклу» — это про дистанцирующие темы. Вот только что вы улыбались друг другу, и вдруг, как пыльным мешком из-за угла, обрушиваются на вас с каким-нибудь эдаким вопросом. Например, про деньги. Кто сколько зарабатывает, дешевая или дорогая вещь на вас. Диссонанс могут внести даже темы, косвенно затрагивающие финансы: рассказ о том, где вы отдыхали, например. Религиозная тема — безусловное табу для small talk. Интеллектуальная дистанция может возникнуть, если вы решите спросить незнакомого человека: «А вы видели последнюю картину Альмодовара?» И в ответ получите: «Никогда не слышал о таком художнике».

О вкусах не спорят — эта поговорка как раз об интеллектуальной дистанции. Даже не начинайте! Удивительно, через какие разные призмы мы порой смотрим на мир. Я сама нередко на этом проваливалась, особенно когда только начала выступать перед аудиторией.

Как-то со старшими школьниками мы обсуждали образ трикстера в культуре на примере Моргенштерна. И однажды мне взбрело в голову привести этот пример в аудитории более возрастной вместе с демонстрацией отрывков из клипа. «Фу, ну и пошлость», — был мне ответ. Смотрели на меня с подозрением: мол, «а еще писатель».

Дистанцирующая тема — политическая, причем не только в России. Ну и хит любой разобщающей коммуникации — вопросы вроде «Девушка, а вы замужем? Когда за вторым пойдете? Когда за третьим?»

Настолько мы бываем порой неуклюжи, почти как медведь на светском рауте, что пришлось собрать и приемы, которые помогут выкрутиться из щекотливых ситуаций. А то картина была бы неполной.

Почему small talk активно стартанул в пандемию?

Еще не так давно я была убеждена, что сфера употребления small talk довольно узкая — деловое общение. И вдруг во время пандемии, когда вроде бы ключевым словом жизни стало слово «дистанция», именно small talk расцвел неожиданно дивным цветом и заиграл новыми красками.

Вот ситуация: люди собираются в Zoom — кто-то подключается, кто-то еще не вошел в беседу, кто-то допивает свой кофе. В период ожидания нужно о чем-то говорить, и, в сущности, мы ведем этот самый small talk. В такой ситуации этот жанр начинает уже развиваться не искусственно, а стихийно.

Я думаю, в ближайшем будущем мы начнем больше внимания уделять толерантному общению без вламывания в личные границы человека. Оно будет измерять условия нашей эффективности. Наша кооперативность и коллективность тут немного отступают на второй план, потому что на удаленке нельзя смягчить неудачный вопрос дружеским похлопыванием по плечу: «Да ты чего? Не обижайся». Телесного контакта нет, часто и визуального образа тоже нет, только речь. То есть дистанция, обусловленная техническими средставами, вынуждает нас стать более светскими, менее панибратскими и прямыми.

Хорошо это или плохо, как надолго закрепится результат, покажет время. Некоторые этого боятся, называют наше время «торжеством футлярности» (М. Эпштейн). Опасаются, что интровертная стадия глобализации, когда каждый остался наедине за своим монитором, обернется полным социальным провалом. Но, с другой стороны, объединяющие практики общения, благодаря тем же технологиям, тоже нельзя сбрасывать со счетов. Мы сейчас вырабатываем новый баланс между футлярностью и общением в новых условиях, на новой для нас дистанции.

Рискую спрогнозировать, что более успешными будут те, кто научится толерантно и с большим уважением относиться к личному пространству другого человека. Как ни странно, это сделала именно пандемия, которая по идее должна была нас всех разобщить

Кто останется в плюсе в новых условиях?

Меньше прямолинейности — больше косвенности. Косвенно выраженная просьба уже сейчас — это более действенный механизм, чем просьба, оформленная инфинитивом. Сетевой нетворкинг, даже если мы раньше боялись организации связей через соцсети, то этим придется заниматься.

Чтобы налаживать контакты на дистанции, придется больше внимания уделять этикетным речевым жанрам, структурам вежливости и речи вообще. Научиться быть в кадре. Нам придется выражаться более косвенно, выбирать сближающие темы и осознанно отодвигать темы, которые могут нас разобщить и дистанцировать. Искать новые сближающие и нащупывать новые некооперативные темы, которые могут погубить беседу.

Кстати, пандемия уже две такие темы наметила. Сближающая — локдаун (вопросы о том, как вы его переживали, как в офисе сейчас организована работа). А дистанцирующая — это вакцинация.

В новых условиях нам придется больше уважать privacy собеседника. Возможно, даже появится русское выражение по аналогии с английским. У нас есть, конечно, выражение «личное пространство», но это не совсем то же самое, что английское privacy. Privacy — это зона, в которую нельзя заходить в принципе. Зона-табу. У нас пока личное пространство — неопределенная территория, но, видимо, как раз на пандемии мы и начали его вырабатывать как защитную реакцию от практически круглосуточной работы, более тесного контакта с домочадцами из-за локдаунов и удаленки и необходимости постоянно быть на связи и в Сети.

Резюмируя, рискую спрогнозировать, что более успешными будут те, кто научится толерантно и с большим уважением относиться к личному пространству другого человека. Как ни странно, это сделала именно пандемия, которая по идее должна была нас всех разобщить.

Кристина Иванова, фото: Василий Иванов

Сетевой этикет (e-mail)

Поиск по сайту

Беседа

Голос, тон

Знакомство

Извинения

Комплименты

Манеры

Неловкие ситуации

Обращение и приветствие

Письма

Поцелуи

Приветствие

Речевой этикет

Рукопожатие

Сетевой этикет (e-mail)

Спор

Тактичность

Телефон

Чаще улыбайтесь

/ Начало / Общение / Сетевой этикет (e-mail)

Правила этикета при общении по электронной почте (из справочной системы Pegasus Mail)

В этом документе описываются простые правила этикета при общении пользователей по электронной почте.

Адреса и персональные имена

Персональное имя (не то же самое, что подпись) — произвольная строка, которую многие мэйлеры (программы электронной почты) позволяют присоединять к вашим сообщениям в качестве текстового комментария.

  • Если ваша система позволяет, всегда пишите персональное имя: оно является для вас лучшей «визитной карточкой», чем адрес e-mail.
  • Используйте осмысленные имена. Выражения типа «догадайся сам» не только мешают определить автора письма, но и оскорбляют интеллект адресата.
  • Если ваша почтовая система позволяет отправлять письма вместе с именами адресатов, используйте эту возможность. Таким образом, администратору сети будет легче найти адресата по имени, если сам адрес окажется ошибочным.

Пример: адрес [email protected] содержит меньше информации, чем [email protected] (Ford Prefect).

Тема письма (Subject)

  • Не забывайте давать названия своим письмам. Практически все мэйлеры позволяют присваивать почтовым сообщениям названия, и часто пользователь ориентируется именно по названиям, когда просматривает свою почту.
  • Избегайте бессмысленных названий. Например, отправляя письмо службе технической поддержки WordPerfect, не следует называть его WordPerfect — с тем же успехом вы могли бы вообще ничего не писать.
  • Если вы при ответе на письмо меняете тему разговора, не забудьте изменить и название.
  • Точный заголовок — самый простой способ определить тему беседы, и если вы измените тему, оставив заголовок прежним, адресат может прийти в замешательство.

Длина, содержание и формат письма

  • Старайтесь, чтобы длина вашего письма отвечала стилю беседы: если вы просто отвечаете на вопрос, делайте это кратко и по существу.
  • Держитесь как можно ближе к теме. Если вы хотите поговорить о чем-то новом, лучше послать отдельное письмо. Тогда ваш адресат сможет хранить его отдельно.
  • Не пишите весь текст заглавными буквами — его становится тяжело читать (хотя краткое выделение может использоваться как усиление). Старайтесь разбивать ваше письмо на логические абзацы и избегайте чрезмерно длинных предложений.
  • Старайтесь не допускать грамматических ошибок. Полное ошибок и опечаток письмо трудно читать. То, что электронная почта — быстрый способ связи, вовсе не означает, что можно расслабиться и забыть о правописании (по моему опыту, самое безграмотное сообщение — электронное). Если вы считаете свои мысли достойными изложения в письме, позаботьтесь, чтобы они были изложены правильно.
  • Избегайте публичных флэймов — писем, составленных под влиянием эмоций. Послания, отправленные в момент душевных переживаний, чаще всего только ухудшают ситуацию. Возможно, позже вы будете раскаиваться в своих словах, поэтому перед тем как начать «флэймовую войну», спокойно обдумайте положение. (Попробуйте сварить себе кофе — удивительно, как быстро улягутся ваши эмоции с помощью чашечки хорошего кофе.)
  • Если ваш мэйлер поддерживает различные параметры оформления текста (жирный шрифт, курсив и т. д.), убедитесь, что мэйлер адресата обладает такими же возможностями. К тому времени, как был составлен этот документ, большинство программ электронной почты в Internet могли работать только с текстом, хотя ситуация, конечно, изменяется.
  • Трижды подумайте перед тем, как включать номер вашей кредитной карточки в свои электронный письма. Электронную почту могут перехватить, и ваш счет в банке подвергнется опасности.

Ответы

  • Включайте в ваше послание отрывки письма, на которое отвечаете. Помните, электронная почта — не разговор по телефону в реальном времени, и ваш адресат может забыть содержание предыдущего письма (особенно, если он ведет активную переписку). Включайте отрывки оригинального текста в ваш ответ, и адресат легче поймет, о чем идет речь.
  • Не переусердствуйте в цитировании предыдущих посланий. Очень неприятно получать обратно собственное письмо на пяти страницах (в качестве комментария) с маленькой припиской типа «я согласен» в конце. Отделяйте каким-то образом текст вашего послания от текста цитируемых писем, тогда ваш ответ будет легче читаться. Обычно используется для этих целей знак >, хотя это и не единственный вариант.
  • Старайтесь не смешивать в своем послании информацию общего и личного характера.
  • Спросите себя: так ли уж необходим ваш ответ. Например, если вы получили письмо в результате веерной рассылки, вряд ли стоит извещать каждого из адресатов о своем отношении к нему — лучше послать письмо непосредственно автору.

Подписи

Подпись — небольшой текстовый отрывок в конце сообщения, обычно содержит информацию о контактах. Большинство мэйлеров могут автоматически «приклеивать» подпись к исходящим сообщениям. Подпись — интересная вещь, но и в ней надо знать меру.

  • Если можете, используйте подпись. Она должна идентифицировать вас и содержать данные об альтернативных каналах связи (обычный телефон, факс). На многих системах, в частности, тех, где почта проходит через шлюзы, ваша подпись может быть единственным идентификатором.
  • Делайте свою подпись покороче — 4-7 строчек вполне достаточно. Неоправданно длинные подписи загружают каналы связи.
  • Некоторые мэйлеры позволяют добавлять случайные строки к вашей подписи: будьте с этим аккуратнее. В любом случае помните:
    • Краткость — сестра таланта.
      Цитата на сотни слов из «Критики чистого разума» Канта в качестве подписи вряд ли порадует ваших адресатов.
    • Понятие «оскорбления» может толковаться очень широко, поэтому старайтесь избегать выражений, которые могут послужить причиной конфликта на религиозной, расовой, политической или сексуальной основе.
    • Не используйте «местные» (понятные только вам и небольшому кругу лиц) замечания. Вы не найдете понимания у пользователей других городов, стран или культурных сообществ.
    • Изменяющиеся подписи лучше всего смотрятся, если носят шутливый характер. Высказывания на политическую тему, например, могут расстроить некоторых людей, в то время как короткая шутка только поднимает настроение.

Простые правила вежливости

Электронная почта — средство связи между людьми, и без правил вежливости здесь не обойтись.

  • Если вы обращаетесь к кому-либо с просьбой, не забудьте сказать «пожалуйста». В то же время, если кто-то помогает вам, никогда не вредно сказать «спасибо». Хотя это может показаться банальным, вы будете удивлены тем, какое количество людей являются образцами вежливости в реальной жизни и словно забывают о своих манерах в переписке по e-mail.
  • Не ждите, что вам ответят немедленно. Тот факт, что вы в течение десяти минут не получили ответа на свой вопрос, вовсе не означает, что адресат вас игнорирует.
  • Помните, что не существует надежной почтовой системы. Неразумно помещать очень личную информацию в электронное письмо, если только вы не собираетесь его зашифровать с помощью надежной программы шифрования. Помните об адресате. Вы не единственный человек, который пострадает в случае, если деликатное сообщение попадет в плохие руки.
  • Включайте в свое письмо полную информацию по теме, особенно, если рассчитываете на квалифицированный ответ. Например, если вы посылаете сообщение «Программа электронных таблиц не работает» в службу технической поддержки компании «Lotus», консультант вряд ли сможет вам помочь — ему для этого просто не хватит для этого информации. Вам нужно включить детальное описание проблемы, не забывая указать версию программы, которой вы пользуетесь.

«Смайлики»

Хотя электронная почта похожа на разговор в реальном времени, она лишена возможности жестикуляции. Для решения этой проблемы в Internet используются «смайлики» — последовательности ASCII-символов, которые напоминают лицо, если смотреть на них, повернув голову набок.

Чаще всего применяют такие «смайлики»:

🙂 или 🙂 — улыбка; обычно используется для выражения радости, удовольствия (иногда встречается \

🙁 или 🙁 — несчастное лицо; выражает сожаление или разочарование.

😉 или 😉 — подмигивающее лицо; обычно выражает иронию и означает, что слова не следует понимать слишком буквально.

Существуют сотни различных «смайликов», одни используются чаще, другие — реже.

Правильное использование «смайликов» способно придать вашему письму живой характер и даже заменить жестикуляцию. Однако, не переусердствуйте.

И наконец…

помните, что e-mail — средство связи с живыми людьми. Перед тем, как послать письмо, прочтите его внимательно еще раз и поставьте себя на место получателя.

Этикет электронной почты — Академическое консультирование

Написать преподавателю по электронной почте может быть пугающим, особенно если вы не очень хорошо их знаете. Начало работы с электронной почтой может быть самой сложной частью общения. К счастью, есть несколько руководящих правил, которые помогут вам начать с правильного пути!

Правильное приветствие
  • Всегда начинайте свое электронное письмо с вежливого «Уважаемый» или «Здравствуйте», за которым следует имя / титул профессора (Dr.XYZ, профессор XYZ и др.). Если вы не знаете, какое у них настоящее звание, использование слова «профессор» с последующим указанием фамилии почти всегда является беспроигрышным вариантом.
  • Совет: если вы хотите узнать их собственное название, проверьте программу класса!
Представьтесь
  • Даже если ваш профессор знает, кто вы, никогда не повредит краткое введение. Простое указание предпочитаемого имени, года, специальности и курса, на который вы записаны, может дать много общего.
Правильная грамматика и орфография
  • Электронное письмо является более формальным, чем текст или сообщение в социальных сетях, поэтому убедитесь, что это отражено в вашем письме (без сокращений / акронимов). Обязательно используйте не только проверку орфографии / грамматики, но и вычитайте письмо. Вы даже можете попросить друга или соседа по комнате еще раз прочитать его.
Использовать формальное закрытие
  • Завершите свое электронное письмо завершением, например «С уважением», «С уважением» или «Спасибо», за которым следует ваше имя.
  • Совет: поставьте подпись в своей учетной записи электронной почты Purdue, в которой укажите свое полное имя, специальность и предполагаемый год окончания обучения. Чтобы узнать, как это сделать, щелкните здесь.
Пример письма профессору:

Уважаемый профессор Смит,
Меня зовут Эмма Джонс, я учусь на втором курсе в вашем классе общей физики во вторник / четверг. Я пишу, потому что вчера на занятиях вы упомянули о наличии открытых вакансий в вашей исследовательской лаборатории. Я нашел резюме вашего проекта очень интересным, и я хотел бы узнать больше и, возможно, поговорить с вами о присоединении к лаборатории.Есть ли время в ближайшие недели, когда мы могли бы встретиться?

Спасибо за ваше время, и я с нетерпением жду вашего ответа!

С уважением, Эмма
Эмма Джонс
Студенческий билет: 123456
Прикладная физика, выпуск 2022 года

«Мне нравится делиться профессиональным вмешательством, руководством и защитой интересов моих учеников по мере их продвижения к независимости, зрелости, цели в жизни и значимой работе. Я полон энергии в те моменты, когда они открывают для себя новые вещи и находят способы развивать и делиться своими дарами, талантами, навыками и способностями.”

— Кэрол Рандель

образцов сетевого этикета или «сетевого этикета»

Ниже приведены два типа ресурсов по сетевому этикету, которые вы можете использовать. В зависимости от ваших предпочтений вы можете использовать один или оба:

  1. скопируйте и вставьте образец текста ниже в свою программу обучения:

и / или

  1. вставьте ссылку на онлайн-инфографику (с сопроводительным текстом для требований доступности) в разделе правил сетевого этикета вашей учебной программы.

Образец текста

Сетевой этикет — это набор правил правильного поведения в сети. Что-то в киберпространстве позволяет людям забыть, что они взаимодействуют с другими реальными людьми. Следующие пункты списка охватывают некоторые основы общения в Интернете:

  • Будьте внимательны к тому факту, что будут иметь место культурные и языковые особенности, а также различные политические и религиозные убеждения, а также просто различия в целом.
  • Используйте хороший вкус при написании ответов на дискуссионных форумах. Нецензурная лексика и ненормативная лексика также являются частью чувствительного отношения к одноклассникам, и их следует избегать. Также учтите, что сленг может быть неправильно понят или истолкован.
  • Не используйте все заглавные буквы при составлении ответов, так как это считается «криком» в Интернете и считается невежливым или агрессивным. Когда вы пытаетесь прочитать ваше сообщение, это также может вызывать стресс для глаз.
  • С уважением относитесь к взглядам и мнениям других.Избегайте «разжигания» (публичных нападок или оскорблений) их, так как это может вызвать обиду и снизить шансы получить самые разные точки зрения.
  • Будьте осторожны при использовании сокращений. Если вы используете аббревиатуру, лучше сначала объяснить ее значение, а затем заключить аббревиатуру в круглые скобки, например: Часто задаваемые вопросы (FAQ). После этого вы можете свободно использовать аббревиатуру в своем сообщении.
  • Используйте правильную грамматику и правописание и избегайте использования ярлыков для обмена текстовыми сообщениями.

10 советов для успешной видеоконференции

Видеоконференцсвязь стала важным компонентом современного делового мира и помогает улучшить взаимосвязь между удаленными членами команды.

Фактически, 80% руководителей говорят, что видеоконференцсвязь заменяет аудиоконференцсвязь в качестве основной формы внутреннего командного взаимодействия, а 84% полагают, что видеоконференцсвязь превосходит аудиоконференцсвязь в общении с внешними заинтересованными сторонами. Это, в сочетании с тем фактом, что удаленная работа становится все более доминирующей тенденцией в рабочей силе, означает, что понимание протоколов видеоконференцсвязи более важно, чем когда-либо.

Если вы не совсем знакомы с дополнительными ожиданиями, которые возлагаются на вас, когда вы участвуете в бизнес-конференции по видеоконференции, ничего страшного. Мы здесь, чтобы помочь вам изучить правила этикета видеоконференцсвязи. Примите во внимание следующую информацию, чтобы не допустить серьезной ошибки на следующем большом собрании. Или поделитесь этим с коллегой, чтобы помочь ему в следующий раз, когда он сделает одну из этих ошибок. Также не забудьте ознакомиться с нашим списком лучших платформ для видеоконференцсвязи , чтобы помочь вам сделать правильный выбор для следующей видеоконференции.

Этикет видеоконференцсвязи

  1. Выключайте звук, когда не говорите.
  2. Приходите вовремя.
  3. Убедитесь, что ваша технология работает правильно.
  4. Используйте технологии для полного вовлечения удаленных участников.
  5. Выберите подходящее программное и аппаратное обеспечение.
  6. Носите соответствующую рабочую одежду.
  7. Скомпонуйте кадр правильно.
  8. Имейте правильный свет.
  9. Посмотрите в камеру.
  10. Обратите внимание.

1. Выключайте звук, когда не говорите.

Даже если вы не говорите и думаете, что ведете себя тихо, большинство микрофонов улавливают незначительные фоновые шумы, такие как кашель, чихание или набор текста. Эти звуки могут легко отвлечь других участников видеоконференции и даже вызвать раздражение.

Допустим, вы печатаете во время встречи, чтобы попытаться выполнить работу. Возможно, вам это сойдет с рук, но вы можете не захотеть, чтобы начальник называл вас за невнимание.Возьмите за правило (из вежливости по отношению к коллегам) отключать звук, когда вы не разговариваете. Для большинства программ видеоконференцсвязи это так же просто, как нажатие кнопки.

2. Приходите вовремя.

Это должно быть стандартным для любой встречи, видео или чего-то еще. Однако когда вы подключаетесь к видеоконференции, это особенно важно. Хотя вам может сойти с рук опоздание на физическое собрание, во время видеоконференции все становится более заметным.

Зрительный контакт чрезвычайно важен во время видеоконференции, поскольку вы хотите, чтобы человек или команда, участвующие в конференции, чувствовали себя вовлеченными. Когда вы придете поздно, вы будете шуметь и отвлекать всех, кто говорит в комнате. Это может привести к путанице и остановкам. Кроме того, когда вы приходите на встречу вовремя, это упростит настройку с помощью технологий и сделает ее менее безболезненной, так что встреча может начаться вовремя.

3. Убедитесь, что ваша технология работает правильно.

Вы не хотите откладывать встречу с важным клиентом из-за того, что ваша система видеоконференцсвязи не работает должным образом.Вам нужно провести несколько тестовых запусков с внутренними сотрудниками, прежде чем пытаться найти следующего крупного инвестора. Найдите кого-нибудь, кто готов помочь, и убедитесь, что вы полностью понимаете процесс, прежде чем начинать свою первую видеоконференцию. Это обеспечит бесперебойную работу в реальном времени.

4. Используйте технологии для полного вовлечения удаленных участников.

Вы хотите, чтобы участники вашей удаленной видеоконференции чувствовали, что они могут участвовать и действительно являются частью встречи. В отчете о состоянии удаленной работы за 2020 год было обнаружено, что перебои и разговоры — две из самых серьезных проблем, с которыми сталкиваются как удаленные, так и работающие на месте сотрудники.

К счастью, есть более новые и умные варианты оборудования, чем когда-либо, которые могут сделать видеоконференции более плавными. Наша собственная Meeting Owl Pro — это камера, микрофон и динамик на 360º, в которой используются интеллектуальные технологии для визуального выделения активного выступающего и одновременного отображения панорамы комнаты. Это создает органичную атмосферу разговора, которая привлекает удаленных участников гораздо больше, чем простая настройка веб-камеры.

5. Выберите подходящее программное и аппаратное обеспечение.

Наличие подходящего оборудования для видеоконференцсвязи — это только половина уравнения. Вам также понадобится программное решение, которое ваши сотрудники смогут использовать без разочарования или обширного обучения. Если вы ищете новое программное обеспечение, ознакомьтесь с нашим руководством по сравнению видеоконференцсвязи с обзорами, функциями и рекомендациями.

6. Носите соответствующую рабочую одежду.

Может показаться заманчивым поработать весь день в любимой толстовке, но на видеоконференциях, в которых вы участвуете, подумайте о том, чтобы надеть профессиональную одежду.Вам не обязательно носить что-то модное, но выберите что-то, что было бы уместно, если бы встреча была личной, а не виртуальной.

7. Правильно установите камеру.

Мы все бывали на видеозвонках, когда в конце концов смотрели людям ноздри или сбоку от их лица. Когда вы снимаетесь на видео, убедитесь, что вы кадрируете камеру так, чтобы она выглядела естественной и позволяла вам смотреть в камеру. Сядьте на уровне глаз к линзе и постарайтесь встать так, чтобы она была видна вверх.Если поставить его слишком высоко, другие участники будут смотреть на вас сверху вниз, как на плохое телешоу. Слишком низкое расположение камеры может привести к нелестным и неудобным ракурсам.

8. Имейте правильный свет.

Плохие условия освещения сильно влияют на качество отправляемого видео. Убедитесь, что в комнате достаточно света, чтобы ваше видео не было зернистым и не просматривалось. Старайтесь не смешивать естественное освещение и офисное освещение, если только ваши офисные лампы дневного белого цвета.Вы также не хотите, чтобы какие-либо лица освещались снизу, так как это делает вас похожим на мультяшного злодея из немого фильма. Освещение сбоку сделает лица лучше всего, так что постарайтесь, если у вас есть такая возможность.

9. Посмотрите в камеру.

Распространенная ошибка — смотреть на видеопоток вместо камеры при разговоре с удаленным участником. Хотя это может показаться правильным, на самом деле создается впечатление, будто вы смотрите в сторону и не обращаете внимания.Это сделает вас более отстраненным и менее профессиональным. Смотреть в объектив камеры — это то же самое, что смотреть в глаза человеку, поэтому тренируйтесь, пока не почувствуете себя комфортно.

10. Обратите внимание.

Прекратите проверять электронную почту или работать над презентацией PowerPoint во время видеоконференций. Исследования показывают, что не только 3% людей могут эффективно выполнять несколько задач одновременно, но и вы выглядите грубо по отношению к участникам.

Мы все бывали на плохих собраниях по видеоконференцсвязи.Но с новыми технологиями они становятся лучше. Чтобы узнать о других способах улучшения ваших видеоконференций, ознакомьтесь с этими советами, которые сделают ваши видеоконференции более продуктивными.

Этикет электронной почты | Советы и примеры написания электронных писем

Быстрая навигация:


Написать письмо с соблюдением этикета может быть непросто, особенно когда вы отправляете сообщение разным аудиториям. У вас могут возникнуть вопросы о том, насколько формально вам следует писать электронное письмо, и влияют ли неформальные электронные письма на ваш профессионализм.В этой статье будет рассмотрен этикет электронной почты, ее цель на рабочем месте и различные уровни профессионализма, которые влияют на то, как вы используете этикет электронной почты.

Что такое этикет электронной почты?

Электронный этикет — это концепция, при которой пользователи электронной почты применяют хорошо продуманные тактики письменного общения при написании электронной почты. Хороший электронный этикет может быть продемонстрирован за счет правильного использования строк темы, приветствий и общей ясности сообщения.

Почему этикет электронной почты важен на рабочем месте?

Электронный этикет важен, поскольку он может продемонстрировать профессионализм, предотвратить недопонимание и тем самым создать метод хорошего общения, который может способствовать дальнейшему развитию профессиональных отношений на рабочем месте.

Советы по соблюдению профессионального этикета электронной почты

Вот несколько полезных советов по этикету, которые вы можете использовать для улучшения своего профессионального письма:

Используйте профессиональный адрес электронной почты

У вас должен быть профессиональный адрес электронной почты, включающий ваше имя, например «bsmith». Если в вашем текущем электронном письме есть такие фразы, как «beachlover497», вы не хотите использовать этот адрес электронной почты, поскольку это может снизить доверие к вам.

Учитывайте свою аудиторию

Найдите минутку, чтобы пересмотреть свои отношения с получателем.Вы разговариваете с ними каждый день? Они коллеги или члены высшего руководства? Общались ли вы с ними раньше? Являются ли они частью той же культуры, что и вы? Это все факторы, которые следует учитывать, прежде чем вы начнете писать профессиональное электронное письмо.

Используйте четкую строку темы

Вы всегда должны использовать строку темы, чтобы резюмировать тему электронного письма. Если вы не укажете тему письма, ваше электронное письмо может быть пропущено.

Включите деловое приветствие

Ваши отношения с получателем могут определить уровень формальности, используемой в вашем приветствии.Тем не менее, вам следует избегать таких фраз, как «Что случилось», или жаргонных слов, таких как «Йо», и вместо этого использовать приветствия, такие как «Дорогой», «Приветствую», «Привет» или «Доброе утро».

Сделайте это кратким и легко читаемым

У вашего получателя, скорее всего, плотный график и много других писем, которые нужно прочитать. Делая электронное письмо кратким и конкретным, вы можете избежать ненужных тем и побудить получателя прочитать ваше сообщение и ответить на него. Это также может помочь избежать недопонимания и внести ясность.

Избегайте шуток и юмора

Воздержитесь от использования юмора или сарказма в своих электронных письмах, поскольку при письменном общении нельзя использовать тон голоса. Придерживаясь ясного языка, вы можете донести свое сообщение, не сбивая с толку или косвенно оскорбляя получателя.

Используйте заключительное заявление

Вы всегда должны включать заключительное приветствие, за которым следует ваше имя. Тип заявления, которое вы используете, может зависеть от вашего уровня знакомства с получателем.Например, фразы «С уважением» или «С уважением» можно использовать в электронном письме менеджеру по найму, а «Спасибо» или «Удачного дня» — в электронном письме коллеге или руководителю. .

Включить блок подписи

Чтобы сделать вашу электронную почту более профессиональной, вы можете настроить блок подписи, который будет вставлен под вашим именем.

Вычитайте написанное

После составления электронного письма обязательно прочтите его, чтобы проверить грамматические и пунктуационные ошибки, а также тон и ясность.

Добавьте адрес электронной почты получателя после корректуры

Чтобы убедиться, что вы не нажали кнопку «Отправить» до того, как будете готовы, добавляйте адрес электронной почты получателя (-ов) только после составления и проверки его содержания.

Помните, что электронные письма вечны

Даже если вы удалите электронное письмо, оно останется доступным с помощью программного обеспечения и средств сохранения данных. Поэтому отправляйте только те электронные письма, которые вам будет комфортно видеть руководитель вашей компании.

Своевременно отвечать на электронные письма

После того, как вы отправили электронное письмо и получили ответ, вы должны ответить в течение 24 часов.Если полученное вами электронное письмо требует дополнительного внимания или слишком длинное для вашего немедленного ответа, отправьте короткое электронное письмо получателю, в котором укажите, когда он получит ответ. Это может помочь сообщить, что вы получили их сообщение и ответите в течение определенного периода времени.

Этикет по электронной почте на каждом профессиональном уровне

Вот несколько ситуационных примеров, которые позволяют вам изменить этикет электронной почты и адаптировать его к вашим отношениям с получателем:

Профессиональный неформальный

Профессиональные неформальные электронные письма можно обмениваться между коллегами или сотрудниками и руководителями, которые активно общаются друг с другом по электронной почте.Вы все равно должны использовать профессиональный этикет по электронной почте и связанные с ним советы, но вы можете заменить некоторые формальности, поскольку вы знакомы с получателем.

В следующем примере рассматривается правильная неформальная электронная почта среди знакомых друг с другом коллег. Он обращается к получателю в неформальной, но профессиональной манере и включает четкое сообщение, имя отправителя и выражение признательности.

Пример:

Привет Карен,

Когда вы хотели бы встретиться, чтобы обсудить нашу торговую презентацию?

Спасибо,

Марк

Деловой (деловой)

Официальный деловой адрес электронной почты можно использовать для обращения к кому-то, с кем вы профессионально знакомы, но не общаетесь ежедневно.В этом случае вы можете использовать менее формальное приветствие, чем «Уважаемый».

В следующем примере рассматривается электронное письмо, отправленное одним начальником отдела другому. Они демонстрируют элемент неформальности, оставаясь при этом профессиональными, поскольку они не так хорошо знакомы с получателем.

Пример:

Добрый день, Пол,

Я обращаюсь к вам, чтобы узнать, есть ли у вас дата в ближайшие недели, чтобы встретиться со мной по поводу наших двух отделов.Я думаю, что есть интересный способ, которым они могли бы работать вместе, чтобы максимизировать межведомственное взаимодействие.

Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами,

Мелисса Смит

Традиционный формальный

Традиционный формальный этикет по электронной почте может быть полезен при обращении к человеку, с которым вы раньше не встречались или не контактировали. Это могут быть менеджеры по найму или потенциальные клиенты.

Этот пример электронного письма включает традиционные элементы электронного этикета и использует формальный язык и приветствия для обращения к получателю.Обратите внимание, как отправитель обращается к получателю по его полному имени. После установления более личных отношений формальный язык можно свести к более общим терминам, таким как «Привет, Маркус»,

Пример:

Дорогой Маркус Браун,

Я пишу, чтобы узнать после того, как я подал 15 июня заявку на должность помощника менеджера в вашей компании.

Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами дальше.

С уважением,

Кевин Робертсон

Этикет

по электронной почте для студентов | Университетский центр письменной и устной речи

Электронный этикет — это то, как мы поддерживаем уважительный, уместный и профессиональный тон в контексте электронного письма.Это включает, помимо прочего, использование правильного орфографии и грамматики, обращение к читателю с правильными заголовками и четкое определение себя и своих потребностей. Электронный этикет особенно актуален для студентов, общающихся с профессорами.

С чего начать

  • Решите, можно ли быстро ответить на ваш вопрос, проблему или комментарий по электронной почте. Если нет, подумайте о том, чтобы поговорить с ними лично после занятий или в рабочее время.
  • Убедитесь, что вы используете электронную почту с профессиональным адресом.Например, «[email protected]» более уместно, чем «[email protected]». Большинство университетов предложат вам создать студенческое электронное письмо при зачислении, поэтому часто это легко сделать.
  • Включите краткую, ясную и конкретную строку темы («Экзаменационный вопрос ENG 300»).
  • Начните с адреса электронной почты профессору, используя правильные заголовки.
    • Профессор Джонсон,
    • Доктор Инь,
  • Кратко представьтесь и обязательно укажите:
    • Ваше полное имя.
    • Класс, в котором вы находитесь.
    • Время и / или часть класса, в котором вы находитесь.

При написании электронного письма профессору…

  • Начнем и закончим профессиональным приветствием:
    • Доброе утро, добрый день,
    • С уважением,
    • Лучшее,
    • Спасибо,
  • Обязательно используйте правильное написание, грамматику и пунктуацию во всем электронном письме.
    • Чтобы проверить это, перечитайте письмо перед отправкой, используйте проверку орфографии и подумайте о том, чтобы прочитать письмо вслух или попросить друга просмотреть его перед отправкой.
  • Используйте профессиональный тон
    • Тон — это характер или эмоция писателя, которые воспринимаются читателем в результате того, как было написано электронное письмо. Можно написать сердитым, позитивным, конструктивным или уважительным тоном, чтобы назвать несколько.
    • Отправляя электронное письмо профессору, вы хотите, чтобы ваш тон был спокойным, позитивным и уважительным.
      • «Не могу поверить, что ты поставил мне пятерку по этому тесту !!!!!» — злой, неуважительный, непрофессиональный тон.
      • «Доктор. Стивенс, спасибо, что так быстро ответили мне. — уважительный, позитивный, профессиональный тон.
    • Следите за своим эмоциональным состоянием, когда пишете электронное письмо. Подумайте, прежде чем отправлять.
  • Избегайте использования интернет-сленга (totes, facepalm и т. Д.), Языка текста (lol, brb и т. Д.), Смайликов и отвлекающих шрифтов, которые могут отображать непрофессиональное изображение.
  • Всегда перечитывайте свое сообщение электронной почты перед отправкой, чтобы изменить орфографию, грамматику и пунктуацию, а также общий тон и содержание сообщения.
  • Помните, что профессора — это люди, и у них тоже плотный график, поэтому относитесь с пониманием и уважением к их времени и вниманию.
    • Отправляйте их по электронной почте по возможности заранее и избегайте отправки по электронной почте в нерабочее время (в нерабочее время).
    • Дайте профессорам достаточно времени, чтобы ответить (как минимум, день), прежде чем отправлять дополнительные электронные письма.

Структура электронной почты

  1. Кратко опишите возникшую у вас проблему.

    Профессор Эллис,
    Меня зовут Джен Коллинз, и я изо всех сил пытаюсь выполнить домашнее задание по вашему курсу MATH 181- Calculus 1.

  2. Объясните, как вы пытались решить указанную проблему.

    Я был в математическом центре и посещал все лекции, но все еще испытываю трудности.

  3. Подчеркните, почему эту проблему нужно решать.

    У меня сейчас не очень хорошо получается, но я очень хочу добиться успеха в этом классе.

  4. Конкретно укажите, в какой помощи профессора вам может потребоваться и что вы готовы предпринять необходимые шаги для решения проблемы.

    Я был бы признателен, если бы я мог встречаться с вами регулярно каждую неделю, чтобы выполнять домашнее задание. У меня занятия в рабочее время, поэтому, если бы вы могли сообщить мне, в какие дни и часы лучше всего вам встречаться, я был бы очень признателен.

    Спасибо за ваше время, Джен Коллинз

Окончательное электронное письмо должно выглядеть так:

Профессор Эллис,

Меня зовут Джен Коллинз, и я изо всех сил пытаюсь выполнить домашнее задание по вашему курсу MATH 181- Calculus 1.Я был в математическом центре и посещал все лекции, но все еще испытываю трудности. У меня сейчас не очень хорошо получается, но я очень хочу добиться успеха в этом классе.

Я был бы признателен, если бы я мог встречаться с вами регулярно каждую неделю, чтобы выполнять домашнее задание. У меня занятия в рабочее время, поэтому, если бы вы могли сообщить мне, в какие дни и часы лучше всего вам встречаться, я был бы очень признателен.

Спасибо за ваше время,
Джен Коллинз

Обеденный этикет | Государственный университет Кента

Правильный этикет важен для создания благоприятного впечатления как на собеседовании за обедом / ужином, так и в социальных деловых ситуациях.Хотя здравый смысл часто является вашим лучшим руководством, следующие советы помогут вам выделиться как безупречный профессионал.

»Просмотрите небольшой видеоролик о деловом / обеденном этикете.

Приемная / Социальный час

Ресепшн или часы общения обычно используются для общения, поиска работы и развлечения клиентов. Следуйте указаниям большинства присутствующих в комнате и следующим основным советам:

  • Держите свободной хотя бы одну руку. Если вы стоите, держите в одной руке только питье или еду, а не то и другое одновременно.Держите напиток в левой руке так, чтобы у вас была сухая рука, чтобы предложить твердое, а не сокрушительное рукопожатие.
  • Можно есть и пить сидя, но всегда лучше стоять и здороваться.
  • Поддерживайте зрительный контакт. Не забудьте представиться хозяину / хозяйке и не прерывайте разговоры.
  • Избегайте приближаться к двум людям, вовлеченным в глубокую беседу. Подождите, пока будет перерыв, чтобы вы могли представиться.Ищите визуальные подсказки, чтобы присоединиться к разговору.
  • Смотрите в глаза. Задавайте людям вопросы о себе и о той работе, которую они делают.
  • Всегда предлагайте свою контактную информацию и знайте, когда пора уходить. Переходите к следующей группе или отдельному человеку, связывайтесь с многообещающими контактами и оценивайте, как вы можете улучшить свою работу.

Обеденный этикет

Прибытие / посадка

  • Придите вовремя и позвоните заранее, если знаете, что опоздаете.
  • Не кладите на стол сумки, кошельки, солнцезащитные очки, сотовые телефоны или портфели.
  • Имейте правильную осанку и не касайтесь стола локтями.
  • Подождите 15 минут перед звонком, чтобы узнать статус прибытия ваших партнеров по ужину.

Сервировка стола

  • Когда вам преподносят разнообразные столовые приборы, помните, что нужно «начинать снаружи, а продвигаться внутрь». Например, если у вас две вилки, начните с вилки снаружи.
  • Не разговаривайте с посудой и никогда не держите посуду в кулаке.
  • Ставьте посуду на тарелку, а не на стол, когда вы ею не пользуетесь.

Текстовая версия The Formal Table Setting для пользователей программ чтения с экрана

Салфетка

  • Обычно вы хотите положить салфетку себе на колени (сложенную пополам сгибом к талии) вскоре после того, как сядете за стол, но следуйте указаниям хозяина.
  • Салфетка должна оставаться у вас на коленях в течение всего приема пищи.Положите салфетку на стул или слева от тарелки, если вы покидаете стол, как сигнал официанту, что вы вернетесь.
  • Когда хозяин кладет салфетку на стол, это означает конец трапезы. Затем положите салфетку на стол.

Заказ и обслуживание

  • Не заказывайте самые дорогие блюда из меню, закуски или десерты, если хозяин не рекомендует вам это делать. Хотя лучше не заказывать алкоголь, даже если это делает интервьюер, употребление алкоголя должно быть умеренным.
  • Не заказывайте грязные или сложные для употребления продукты (например, спагетти, французский луковый суп).
  • Дождитесь, пока всех подадут, прежде чем начинать есть, если только тот, кому не подали, побуждает вас начать есть.

Во время еды

  • Ешьте медленно и сокращайте еду лишь по несколько небольших кусочков за раз.
  • Жуйте с закрытым ртом и не разговаривайте с едой во рту.
  • Передайте продукты питания направо (т.е. хлеб, заправки для салатов). Если вы тот, кто начинает передачу корзины с хлебом, сначала предложите немного человеку слева от вас, затем возьмите часть себе, а затем переходите вправо.
  • Пассируйте соль и перец вместе, по одному в каждую руку. Если кто-то попросил вас передать эти предметы, вы не должны останавливаться, чтобы использовать их.
  • Попробуйте еду перед тем, как приправить ее.
  • Не используйте чрезмерное количество подсластителей — не более двух пакетов за один прием пищи — это практическое правило.
  • Хлеб следует есть, разрывая его на мелкие кусочки, намазывая маслом лишь несколько кусочков за раз. Не режьте хлеб ножом и не ешьте целиком.
  • Слегка перемешайте суп, чтобы он остыл, вместо того, чтобы дуть на него. Налейте суп подальше от себя.
  • Не нужно мыть тарелку. Вежливо оставлять еду на тарелке.

Помните о разных стилях питания

  • Континентальный или европейский стиль: разрезать пищу правой рукой и удерживать ее левой рукой во время нарезки и во время еды.
  • Американский стиль: нарезать еду правой рукой и удерживать еду левой, затем переключить руки, чтобы поесть, правой рукой.

Когда вы закончите

  • Когда вы закончите, оставьте тарелки в том же положении, не толкайте тарелки в стороны и не штабелируйте их.
  • Положите вилку и нож по диагонали на тарелку бок о бок, указывая на 10:00 и 4:00 на циферблате. Это означает для обслуживающего персонала, что вы закончили.
  • Человек, который инициирует трапезу, обычно платит и дает чаевые (15% за умеренное обслуживание, 20% за отличное обслуживание).
  • Всегда не забывайте благодарить хозяина.

правил и примеров в бизнесе и работе

Этикет ответа по электронной почте

Когда дело доходит до ответов, этикета электронной почты, прежде чем ответить, нужно задать три важных вопроса.

  1. Стоит ли мне отвечать?
  2. Когда мне ответить?
  3. Кому мне ответить? («Ответить всем» против «Ответить»)

1) Стоит ли мне отвечать?

Прежде чем ответить, помните, что не на каждое электронное письмо нужно отвечать.Вам следует избегать ненужных ответов, чтобы не засорить почтовые ящики других людей. Кроме того, если цепочка писем выходит за рамки 3 или 4 ответов, пора позвонить другому человеку.

Для большинства людей ответ по электронной почте становится сложным, если в электронном письме участвует более одного человека. Теперь возникает вопрос, отвечать ли лично одному человеку или «Ответить всем», чтобы все могли это увидеть.

2) Когда мне ответить?

Для рабочих писем профессиональный этикет требует ответить в течение 24 часов.Если вы работаете с клиентами, например, в отделе продаж, маркетинга или поддержки, вы должны ответить намного быстрее, например, в течение 1 часа.

Если это длинное или сложное электронное письмо, на которое у вас уйдет много времени, признание электронной почты — это хороший этикет. Ответьте быстро, чтобы сказать, что вы видели письмо, и сообщите, когда ожидать полного ответа.

3) Этикет электронной почты «Ответить всем»

Итак, кому вы должны ответить? Этот вопрос нельзя игнорировать.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *